Privacyverklaring

1. Inleiding

Deze privacyverklaring legt uit hoe De Groot Coaching en Training, handelend onder de handelsnaam “Klanttijd”, omgaat met persoonsgegevens. Klanttijd biedt een online afsprakensysteem aan (Software-as-a-Service) waarmee ondernemers afspraken met hun eigen klanten kunnen inplannen en beheren.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de overige toepasselijke privacywetgeving. Deze verklaring beschrijft welke gegevens wij verwerken, voor welke doeleinden en op welke wettelijke grondslag, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen is:

• Naam: De Groot Coaching en Training (handelsnaam: Klanttijd)
• Adres: Verdiweg 489, 3816 KP Amersfoort
• KvK-nummer: 66871921
• Btw-nummer: NL001538777B61
• E-mail (privacycontact): hallo@klanttijd.nl
• Website: klanttijd.nl

Voor alle vragen over deze privacyverklaring en over de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen via hallo@klanttijd.nl.

3. Onze twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke én verwerker

Klanttijd heeft binnen de AVG twee verschillende rollen. Het is belangrijk dit onderscheid te begrijpen, omdat het bepaalt wie verantwoordelijk is voor welke gegevens.

3.1 Klanttijd als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de volgende gegevens bepaalt Klanttijd zelf het doel en de middelen van de verwerking:

• gegevens van bezoekers van de website klanttijd.nl;
• gegevens van ondernemers die een account bij Klanttijd afnemen.

3.2 Klanttijd als verwerker. Voor de boekingsgegevens van eindklanten, de klanten die via het systeem van een ondernemer een afspraak maken, treedt Klanttijd op als verwerker. Klanttijd verwerkt die gegevens uitsluitend namens en volgens de instructies van de betreffende ondernemer, op basis van een verwerkersovereenkomst. In dat geval is de ondernemer de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt de ondernemer het doel, de grondslag en de bewaartermijn.

Bent u een eindklant met een vraag over uw boekingsgegevens? Richt uw verzoek dan aan de ondernemer bij wie u de afspraak heeft gemaakt. Zie ook paragraaf 13.

4. Welke persoonsgegevens wij verwerken

4.1 Bezoekers van klanttijd.nl (rol: verantwoordelijke)

• IP-adres;
• browsertype;
• bekeken pagina’s.

4.2 Ondernemers met een account (rol: verantwoordelijke)

• naam;
• bedrijfsnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• wachtwoord (uitsluitend gehasht opgeslagen, zie paragraaf 10);
• betaal- en abonnementsgegevens (pas vanaf het moment dat een betaald abonnement wordt geactiveerd, zie paragraaf 12.1);
• van ondernemers die zich aanmelden voor de wachtlijst of een founders-plek en nog geen account hebben: bedrijfsnaam, e-mailadres en de overige gegevens die zij zelf op het aanmeldformulier invullen.

4.3 Eindklanten van de ondernemer (rol: verwerker)

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• de geboekte afspraak (de dienst of activiteit die is geboekt);
• datum en tijd van de afspraak;
• betaalstatus;
• eventuele opmerkingen die de eindklant zelf bij de boeking invult.

5. Doeleinden en wettelijke grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de hieronder genoemde doeleinden en steeds op een van de grondslagen van artikel 6 AVG. Voor de verwerkingen op grond van een gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f) hebben wij een belangenafweging gemaakt tussen onze belangen en uw rechten en vrijheden.

6. Cookies en vergelijkbare technieken

Voor het plaatsen en uitlezen van cookies gelden de regels van artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet. Wij hanteren daarbij het volgende beleid.

6.1 Strikt noodzakelijke en functionele cookies. Deze zijn nodig om de website en het afsprakensysteem te laten werken, bijvoorbeeld voor het inloggen en het onthouden van sessie-informatie. Voor deze cookies is op grond van de wet geen toestemming vereist. Dit zijn op dit moment de enige cookies die Klanttijd plaatst.

6.2 Analytische cookies. Klanttijd plaatst op dit moment geen analytische cookies. Zouden wij die in de toekomst gebruiken, dan mogen zij alleen zonder toestemming worden geplaatst wanneer zij, gelet op hun feitelijke inrichting en gebruik, geen of slechts geringe gevolgen hebben voor uw persoonlijke levenssfeer. Of dat zo is, hangt af van de concrete configuratie, onder meer van de vraag of er tracking plaatsvindt, of gegevens met de aanbieder of andere derden worden gedeeld voor hun eigen doeleinden, en of er advertentie- of profileringsfuncties actief zijn. Is aan die voorwaarden niet volledig voldaan, dan vragen wij vooraf uw toestemming en passen wij deze verklaring en de cookieverklaring daarop aan.

6.3 Niet-noodzakelijke cookies en marketing. Voor niet-noodzakelijke cookies en eventuele marketingcookies vragen wij altijd vooraf uw toestemming. U kunt die toestemming op elk moment weer intrekken. Klanttijd plaatst op dit moment geen marketingcookies.

6.4 Geen cookiewall. Wij gebruiken geen cookiewall: toegang tot de website is niet afhankelijk van het accepteren van niet-noodzakelijke cookies. Zodra Klanttijd cookies plaatst waarvoor toestemming nodig is, publiceren wij een afzonderlijke cookieverklaring met per cookie het doel, de plaatsende partij, de bewaartermijn en de manier waarop u toestemming kunt intrekken.

7. Subverwerkers en internationale doorgifte

Voor het leveren van de dienst schakelen wij een aantal subverwerkers in: partijen die persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies verwerken. Met elke subverwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten. Een deel van deze partijen verwerkt gegevens (mede) buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In die gevallen zorgen wij voor een passend doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de door de Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (SCC’s).

U heeft het recht om een kopie van de doorgifte-waarborgen (zoals de gesloten standaardcontractbepalingen) op te vragen. Neem daarvoor contact op via hallo@klanttijd.nl.

8. Ontvangers van persoonsgegevens

Wij verkopen uw gegevens nooit. Naast de subverwerkers uit paragraaf 7 kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan de volgende categorieën ontvangers:

• hostingleveranciers en aanbieders van infrastructuur;
• IT-dienstverleners die ons ondersteunen bij beheer, onderhoud en beveiliging;
• onze betaaldienstverlener (zie paragraaf 9);
• administratieve en financiële dienstverleners, zoals onze boekhouder en accountant;
• adviseurs, zoals juristen, wanneer dat noodzakelijk is voor de behandeling van een geschil of klacht;
• toezichthouders, opsporingsinstanties en andere overheidsinstanties, voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

9. Betaaldienstverlener (zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke)

Betalingen via iDEAL lopen via Mollie B.V. Mollie is bij deze reguliere betaaldienstverlening geen subverwerker van Klanttijd, maar een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke: Mollie bepaalt zelf, mede op grond van haar wettelijke verplichtingen als betaaldienstverlener, waarom en hoe zij betaalgegevens verwerkt. Wij verstrekken aan Mollie de gegevens die nodig zijn om een betaling tot stand te brengen en af te wikkelen.

Op de verwerking door Mollie is het privacybeleid van Mollie van toepassing. Mollie is gevestigd in Nederland; voor eventuele doorgifte buiten de EER treft Mollie zelf de vereiste waarborgen.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of zolang de wet dit vereist.

Account- en contactgegevens van ondernemers worden bewaard gedurende de overeenkomst en tot zes maanden na beëindiging daarvan. Deze naijltermijn wordt gebruikt voor de administratieve afwikkeling, ondersteuning en behandeling van eventuele vragen of klachten. Gegevens die onderdeel zijn van de fiscale administratie worden gedurende zeven jaar bewaard (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).

Deze naijltermijn geldt niet voor alle gegevens die aan het account zijn gekoppeld. Persoonsgegevens van eindklanten worden verwijderd of teruggegeven overeenkomstig de verwerkersovereenkomst en de daar opgenomen export- en verwijderingstermijnen.

Server-, toegangs- en beveiligingslogs worden in beginsel gedurende zeven dagen bewaard. Wanneer een logbestand noodzakelijk is voor het onderzoek naar een concreet beveiligingsincident, misbruik of een geschil, kan het relevante gedeelte langer worden bewaard, maar niet langer dan noodzakelijk voor de afhandeling daarvan.

Registraties waarmee Klanttijd kan aantonen dat toestemming voor cookies of een andere verwerking is gegeven, worden bewaard zolang Klanttijd zich op die toestemming beroept en tot vijf jaar nadat de toestemming is ingetrokken, verlopen of vervangen. Klanttijd bewaart daarbij uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn om de verkregen toestemming aan te tonen.

De registratie van de aanvaarding van de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst (datum en tijdstip, account, versienummers, akkoordtekst en wijze van beschikbaarstelling) wordt bewaard gedurende de overeenkomst en daarna zolang dat nodig is om de aanvaarding te kunnen aantonen, met een maximum van vijf jaar na het einde van de overeenkomst.

Aanmeldingen voor de wachtlijst of een founders-plek bewaren wij maximaal twaalf maanden, tenzij er een account uit voortkomt.

Afspraakgegevens van eindklanten bewaren wij volgens de instructie van de betreffende ondernemer. Klanttijd bepaalt die termijn niet zelf, maar handelt in de rol van verwerker.

De levensduur van cookies zelf staat, zodra er cookies worden geplaatst waarvoor dat geldt, per cookie vermeld in de cookieverklaring en is niet gelijk aan de hierboven genoemde bewaartermijn van het toestemmingsbewijs.

11. Beveiliging en privacy by design

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Zo verloopt al het verkeer via een versleutelde verbinding (HTTPS/TLS), worden wachtwoorden uitsluitend gehasht opgeslagen (met een gesalte hash-functie, nooit in leesbare vorm en niet omkeerbaar), is toegang gebaseerd op noodzaak, en kiezen wij bij onze opslag actief voor een EU-regio (zie paragraaf 7).

Het systeem is ontworpen volgens het beginsel van privacy by design en gegevensminimalisatie. Zo ziet een eindklant bij het maken van een afspraak alleen de vrije tijdsblokken, nooit de gegevens van andere klanten, de agenda-inhoud van de ondernemer of de reden waarom een tijd bezet is.

12. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u ten aanzien van de gegevens waarvoor Klanttijd verwerkingsverantwoordelijke is de volgende rechten:

• recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• recht op rectificatie (correctie) van onjuiste gegevens;
• recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”);
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van uw gegevens (dataportabiliteit);
• recht van bezwaar tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang;
• recht om een gegeven toestemming te allen tijde in te trekken (artikel 13, lid 2, onder c, AVG). Het intrekken van toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

U kunt een verzoek indienen via hallo@klanttijd.nl. Wij kunnen u vragen zich te identificeren voordat wij het verzoek in behandeling nemen.

12.1 Noodzaak van verstrekking. Voor het aanmaken van een account en het gebruik van de dienst is het verstrekken van bepaalde gegevens noodzakelijk, zoals naam, bedrijfsnaam en e-mailadres. Gedurende de gratis proefperiode van dertig dagen hoeft u geen betaalgegevens te verstrekken; die zijn pas nodig zodra u een betaald abonnement activeert. Verstrekt u de noodzakelijke gegevens niet, dan kunnen wij de dienst niet of niet volledig leveren en kan er geen account of afspraak tot stand komen (artikel 13, lid 2, onder e, AVG).

13. Verzoeken van eindklanten

Bent u een eindklant en heeft u een verzoek over uw boekingsgegevens (bijvoorbeeld inzage of verwijdering)? Omdat Klanttijd voor die gegevens verwerker is, dient u uw verzoek te richten aan de ondernemer bij wie u de afspraak heeft gemaakt; die ondernemer is voor uw boekingsgegevens de verwerkingsverantwoordelijke. Ontvangen wij een dergelijk verzoek toch rechtstreeks, dan verwijzen wij u door naar de betreffende ondernemer of geven wij het verzoek aan hem door.

14. Geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering

Klanttijd maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die voor u rechtsgevolgen heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft, zoals bedoeld in artikel 22 AVG.

15. Klacht indienen bij de toezichthouder

Bent u van mening dat wij niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan? Wij stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt via hallo@klanttijd.nl. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Woont of werkt u in een andere lidstaat van de Europese Unie, of vond de vermeende inbreuk daar plaats, dan kunt u uw klacht ook indienen bij de toezichthoudende autoriteit in die lidstaat.

16. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienst of in wet- en regelgeving. De meest actuele versie vindt u altijd op klanttijd.nl, met het versienummer en de datum bovenaan deze pagina.

17. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via hallo@klanttijd.nl, of per post: De Groot Coaching en Training (Klanttijd), Verdiweg 489, 3816 KP Amersfoort.

Bronnen

• AVG (Verordening (EU) 2016/679), artikelen 6, 13, 14 en 22 (eur-lex.europa.eu)
• Telecommunicatiewet, artikel 11.7a (wetten.overheid.nl)
• Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel 52 (bewaarplicht 7 jaar) (wetten.overheid.nl)
• EU-US Data Privacy Framework, adequaatheidsbesluit (EU) 2023/1795 (eur-lex.europa.eu)
• EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s), Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 (eur-lex.europa.eu)
• Autoriteit Persoonsgegevens, cookies en privacyrechten (autoriteitpersoonsgegevens.nl)